調剤薬局では、有給や必要備品など上司や本社に対して、多くの申請業務にがあります。
例えば、自家用車を使用した際の距離や時間の申請などもあります。
申請書の作成や提出、管理は時間と労力がかかり、業務の効率化が求められています。
本記事は、Googleフォームを活用して各種申請を効率化する方法をご紹介します。
具体例を交えながら、実際に使える形で解説しますので、ぜひ参考にしてください。
調剤薬局で使える具体例
Googleフォームを用いて調剤薬局の業務を効率化できる作業には以下のものが挙げられます。
- 有給の申請
- 自家用車を使用した際の距離の申請
- 廃棄医薬品の申請
- 両替金の申請
- 必要備品の申請
Googleフォームを使うメリット・デメリット
メリット
- 効率化: 手書きや紙ベースの申請に比べ、入力や提出、集計が迅速に行えます。
- 一元管理: 申請内容が自動でスプレッドシートに集約され、データ管理が容易になります。
- 自動通知: 申請が行われた際に管理者へ自動通知が可能で、迅速な対応が期待できます。
- ペーパーレス化: 紙の使用を減らし、環境にも優しいです。
- アクセスのしやすさ: インターネットに接続できるデバイスがあれば、どこからでも申請が可能です。
デメリット
- 初期設定の手間: フォーム作成やスクリプトの設定に時間がかかる場合があります。
- 技術的なハードル: GoogleフォームやGoogle Apps Scriptに慣れていないと、初期設定が難しいと感じるかもしれません。
- インターネット依存: インターネット接続が必要なため、接続環境が不安定な場合は利用が難しくなります。
- セキュリティ: データの保護やアクセス管理に注意が必要です。
デメリット対してはルールを設けるなど一定の制限を加えることで対策をしていきましょう。
Googleフォームの基本的な使い方
フォームの作成
Googleフォームの作成は非常に簡単です。以下の手順で作成できます。
- Googleドライブにアクセス
- 「新規」ボタンをクリック
- 「Googleフォーム」を選択
- タイトルと説明を入力
- 必要な質問項目を追加
質問項目の設定
質問項目は、テキスト、複数選択、チェックボックス、プルダウンなど、さまざまな形式で追加できます。各申請に必要な情報を適切に入力できるように設定しましょう。
実際の具体例に沿った作成手順
有給の申請
フォーム内容
有給申請書をGoogleフォームで作成します。
- フォームタイトル：「有給申請書」
- 質問項目：
- 名前
- 部署
- 申請日
- 有給希望日
- 理由
自動通知設定
申請があった際に管理者に自動で通知が行くように設定します。
- フォームをスプレッドシートと連携
- Google Apps Scriptを使用し、通知メールを自動送信
自家用車の使用申請
フォーム内容
業務で自家用車を使用した際の距離申請をGoogleフォームで行います。
- フォームタイトル：「自家用車使用申請」
- 質問項目：
- 名前
- 日付
- 出発地と目的地
- 距離
- 理由
データの集計と報告
申請データは自動でスプレッドシートに集計され、月次で報告書が作成されます。
廃棄医薬品の申請
フォーム作成のポイント
廃棄医薬品の申請は、適切な管理と記録が必要です。
- フォームタイトル：「廃棄医薬品申請」
- 質問項目：
- 名前
- 部署
- 廃棄日
- 医薬品名
- 数量
- 理由
記録の保存と報告
申請内容はスプレッドシートに自動保存され、定期的に廃棄報告書が作成されます。
両替金の申請
フォーム内容
両替金の申請もGoogleフォームで簡単に行えます。
- フォームタイトル：「両替金申請」
- 質問項目：
- 名前
- 部署
- 日付
- 両替希望額
- 理由
5-2. 確認と承認プロセス
申請後、管理者が確認し、承認プロセスを簡略化します。
必要備品の申請
フォーム作成
日常業務で必要な備品の申請もGoogleフォームで一括管理。
- フォームタイトル：「必要備品申請」
- 質問項目：
- 名前
- 部署
- 申請日
- 備品名
- 数量
- 理由
備品管理の効率化
申請データは一元管理され、備品の在庫管理と発注業務がスムーズに行えます。
まとめ
Googleフォームを活用することで、調剤薬局での各種申請業務が大幅に効率化されます。
今回紹介した方法を参考に、実際の業務に取り入れてみてください。
効率的な業務管理で、時間と労力を節約し、本来の業務に専念できる環境を整えましょう。
