【手順公開！】介護保険証の期限のメール通知システムを作成してみた

施設や在宅患者さんの介護保険証の有効期限が切れていて、問い合わせることはありませんか？

期限が切れる前に適切に対応することで、トラブルや業務の負担を防ぐことができます。

管理職は毎日メールのチェックをしていると思います。

そこで、本記事ではGoogleスプレッドシートとGoogle Apps Script（GAS）を使って、介護保険証の期限が近づいた際に自動的にメールで通知するシステムを構築する方法を紹介します。

このシステムにより、介護保険証の期限を見逃すリスクを軽減し、業務効率化を図ることができます。

GAS剤師

実際に作成している手順を公開しますので参考にして作成してみてください

スプレッドシートで期限をまとめる
1. スプレッドシートを作成する
2. サンプルデータを入力する
GASを使ってメール通知を作成する
実際に送られてきた結果

スプレッドシートで期限をまとめる

まず、介護保険証の有効期限をまとめるためにGoogleスプレッドシートを作成します。

スプレッドシートを作成する

Googleドライブにアクセスし、「新規」からスプレッドシートを選択して新しいシートを作成します。
列を以下のように設定します：
- A列: 患者名
- B列: 介護保険証番号
- C列: 有効期限
- D列: 通知状況（後で更新するためのスペース）

サンプルデータを入力する

・患者さんの名前、有効期限などの情報を入力します。

・最後にコードを確認するため、Aはテストの患者様を入れて有効期限を30日以内の日付にしてください。

・この段階では手動で更新しても良いですし、他のシステムからデータを取り込むのでも大丈夫です。

GASを使ってメール通知を作成する

次に、介護保険証の有効期限が近づいた際に自動的にメール通知を送信するスクリプトを作成します。

GAS剤師

今回は公開しているコードをそのままコピーしてみましょう！

スクリプトエディタを開く

スプレッドシートのメニューから「拡張機能」→「Apps Script」をクリックし、スクリプトエディタを開きます。

スクリプトを記述する

以下のスクリプトを記述していきます。

このスクリプトでは、指定した日数前に有効期限が近づいている患者さんメールで通知します。

書き換えが必要な箇所

2行目：（’シート1’）
シート1：データが入力してあるシート名に置換
10行目：‘example@example.com’
example@example.com：通知をもらいたいメールアドレスに置換

function sendReminderEmails() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('シート1'); // シート名を指定
  var data = sheet.getDataRange().getValues();
  var today = new Date();

  for (var i = 1; i < data.length; i++) { // 1行目はヘッダー行なので2行目から始めます
    var name = data[i][0];
    var insuranceDate = new Date(data[i][2]);
    var daysUntilExpiration = Math.floor((insuranceDate - today) / (1000 * 60 * 60 * 24));

    if (daysUntilExpiration <= 30 && data[i][3] !== '通知済み') { // 期限が30日以内かつ通知がまだの場合
      var emailAddress = 'example@example.com'; // メールアドレスを指定
      var subject = '介護保険証の有効期限が近づいています';
      var message = name + 'さんの介護保険証の有効期限が' + daysUntilExpiration + '日後に迫っています。';

      MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message);
      sheet.getRange(i + 1, 4).setValue('通知済み'); // 通知状況を更新
    }
  }
}

GAS剤師

実際に貼り付けると以下の状態になると思います