【期限を逃さない】メールで期限を通知する方法

Gmail

調剤薬局では期限がある業務がいくつもあります

例えば
  • 薬品の有効期限
  • 医療機器の点検期限
  • 在庫の期限
  • スタッフの資格更新期限
  • 許可証の更新期限

期限のある業務をスプレッドシートで管理していれば期限が自動で通知されると便利ですよね。

本記事では、スプレッドシートで管理している期限に対して、メールで通知を送る方法を解説します。

管理薬剤師として、機器や薬品の管理を効率化するためのステップを一緒に学びましょう。

GAS剤師
GAS剤師

では実際の方法を見ていきましょう

使用するツールと準備

まずは、必要なツールを確認します。

準備するもの
  • Google アカウント
  • Google スプレッドシート
  • Google Apps Script

これらのツールを準備し、Google スプレッドシートでデータを管理する準備を整えましょう。

スプレッドシートの設定

次に、スプレッドシートの設定を行います。

  • スプレッドシートを開き、期限を管理したいデータを入力します。
  • 「日付」や「項目名」など、必要な項目を列に追加します。
  • 必要に応じて条件付き書式を設定し、期限が近づくと色が変わるようにします。

Google Apps Scriptで通知設定

ここでは、Google Apps Scriptを使用して通知を設定します。

  1. スプレッドシートの「拡張機能」から「Apps Script」を開きます。
  2. 以下のコードを入力します。
function sendReminderEmails() {
  // アクティブなスプレッドシートとそのシートを取得
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  
  // シートのすべてのデータを取得
  var data = sheet.getDataRange().getValues();
  
  // 今日の日付を取得
  var today = new Date();
  
  // メール送信先を指定
  var email = "your-email@example.com";
  
  // データの1行目(ヘッダー)を除き、2行目から処理を開始
  for (var i = 1; i < data.length; i++) {
    
    // データの1列目(A列)にある日付を取得
    var date = new Date(data[i][0]);
    
    // 期限が今日から7日以内で、かつ今日以降のものを判定
    var isWithinOneWeek = (date - today <= 7 * 24 * 60 * 60 * 1000) && (date >= today);
    
    if (isWithinOneWeek) {
      // メールを送信
      var subject = "期限が近づいています";
      var message = "以下の項目の期限が近づいています: " + data[i][1];
      
      MailApp.sendEmail(email, subject, message);
    }
  }
} 
  1. トリガーを設定し、毎日通知が行われるようにします。
  • 「時計」アイコンをクリックし、新しいトリガーを追加します。
  • 「sendReminderEmails」を選択し、時間ベースのトリガーを設定します。

効率化のメリット

この方法を使うことで、以下のようなメリットが得られます。

  • 手動での確認作業が不要になる
  • 期限を見逃すリスクが減る
  • 管理業務が効率化され、他の重要な業務に集中できる

まとめ

DX化を進めることで、調剤薬局の業務効率が大幅に向上します。

GASを活用して、期限管理を自動化し、業務をスマートに進めましょう。

この記事を参考に、ぜひ実践してみてください。

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