【テンプレートあり】メールで期限を通知する方法

Gmail

こんにちは、日々薬局業務のDX化を探索してます、GAS剤師です。
今回は、調剤薬局内の期限を通知する簡単な仕組みを作りました。

例えば
  • 薬品の有効期限
  • 医療機器の点検期限
  • 在庫の使用期限
  • スタッフの資格更新期限
  • 許可証の更新期限

期限のある業務をスプレッドシートで管理していれば期限が自動で通知されると便利ですよね。

本記事では、スプレッドシートで管理している期限に対して、メールに通知を送る方法を解説します。

薬局業務を効率化するためのステップを一緒に学びましょう。

使用するツールと準備

まずは、必要なツールを確認します。

準備するもの
  • Google アカウント
  • Google スプレッドシート(Google アカウントがあれば誰でも使用できます)
  • Google Apps Script(Google アカウントがあれば誰でも使用できます)

これらのツールを準備し、Google スプレッドシートでデータを管理する準備を整えましょう。

スプレッドシートの設定

次に、スプレッドシートで通知したい内容と期限の表を作成します。

  • スプレッドシートを開き、期限を管理したいデータを入力します。
  • 「日付」や「項目名」など、必要な項目を列に追加します。
  • 必要に応じて条件付き書式を設定し、期限が近づくと色が変わるようにします。

すでにエクセルで管理をしている場合はスプレッドシートに簡単に変更できます

Google Apps Scriptで通知設定

ここでは、Google Apps Scriptを使用して通知を設定します。

GASを初めて使う人は以下のブログを参考にしてください。使い方は簡単です!

2025年1月22日 | GAS剤師
薬局業務DX化への挑戦
【初心者向けガイド】google-apps-script(gas)の基本操作とで/
  1. スプレッドシートの「拡張機能」から「Apps Script」を開きます。
  2. 以下のコードを入力します。
function sendReminderEmails() {
  // アクティブなスプレッドシートとそのシートを取得
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  
  // シートのすべてのデータを取得
  var data = sheet.getDataRange().getValues();
  
  // 今日の日付を取得
  var today = new Date();
  
  // メール送信先を指定
  var email = "your-email@example.com";
  
  // データの1行目(ヘッダー)を除き、2行目から処理を開始
  for (var i = 1; i < data.length; i++) {
    
    // データの1列目(A列)にある日付を取得
    var date = new Date(data[i][0]);
    
    // 期限が今日から7日以内で、かつ今日以降のものを判定
    var isWithinOneWeek = (date - today <= 7 * 24 * 60 * 60 * 1000) && (date >= today);
    
    if (isWithinOneWeek) {
      // メールを送信
      var subject = "期限が近づいています";
      var message = "以下の項目の期限が近づいています: " + data[i][1];
      
      MailApp.sendEmail(email, subject, message);
    }
  }
} 

トリガーを設定し、毎日通知が行われるようにします

  • 「時計」アイコンをクリックし、新しいトリガーを追加します。
  • 「sendReminderEmails」を選択し、時間ベースのトリガーを設定します。

メールで通知するメリット

カレンダーに書き込むことでも期限の管理はすることができます。

しかし、データでまとめてメールで通知するのは以下のメリットがあります。

  • メールは毎日チェックするので確認漏れがなくなる
  • 莫大なデータも管理することができる
  • 数年後先の期限を必ず通知されるので不安がない
  • 管理業務が効率化され、他の重要な業務に集中できる

私が使っている実例として、施設患者の介護保険証の期限管理をしてます。

2024年10月14日 | GAS剤師
薬局業務DX化への挑戦
【手順公開!】介護保険証の期限のメール通知シ/

まとめ

DX化を進めることで、調剤薬局の業務効率が大幅に向上します。

GASを活用して、期限管理を自動化し、業務をスマートに進めましょう。

この記事を参考に、ぜひ実践してみてください。

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