【テンプレートあり】メールで期限を通知する方法

期限のある業務をスプレッドシートで管理していれば期限が自動で通知されると便利ですよね。

例えば

薬品の有効期限
医療機器の点検期限
在庫の使用期限
スタッフの資格更新期限
許可証の更新期限

今回は、調剤薬局内の期限を通知する簡単な仕組みを作りました。

本記事では、スプレッドシートで管理している期限に対して、メールに通知を送る方法を解説します。

この記事でわかること

GASを使って、スプレッドシートの期限をメールで自動通知する方法

使用するツールと準備
スプレッドシートの設定
Google Apps Scriptで通知設定
毎日実行されるための設定
メールで通知するメリット
まとめ：自動メール通知による業務効率化をはじめよう

使用するツールと準備

準備するもの

Google アカウント
Google スプレッドシート（Google アカウントがあれば誰でも使用できます）
Google Apps Script（Google アカウントがあれば誰でも使用できます）

これらのツールを準備し、Google スプレッドシートでデータを管理する準備を整えましょう。

スプレッドシートの設定

次に、スプレッドシートで通知したい内容と期限の表を作成します。

スプレッドシートを開き、期限を管理したいデータを入力します。
「日付」や「項目名」など、必要な項目を1行目に追加します。

すでにエクセルで管理をしている場合はスプレッドシートに簡単に変更できます

Google Apps Scriptで通知設定

ここでは、Google Apps Scriptを使用して通知を設定します。

GASを初めて使う人は以下のブログを参考にしてください。使い方は簡単です

スプレッドシートの「拡張機能」から「Apps Script」を開きます。
以下のコードをコピーして貼り付けます。
貼り付け後、以下の行を編集してください。

編集箇所

・your-email@example.com　→　通知したいメールアドレスに書き換え

function sendReminderEmails() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
  var data = sheet.getDataRange().getValues();
  var today = new Date();

  for (var i = 1; i < data.length; i++) {
    var dueDate = new Date(data[i][0]);            // A列: 期限日
    var daysBefore = parseInt(data[i][1], 10);     // B列: 通知何日前
    var item = data[i][2];                         // C列: 項目名
    var person = data[i][5];                       // F列: 担当者名
    var note = data[i][6];                         // G列: 備考

    // 通知開始日を計算
    var notifyStart = new Date(dueDate);
    notifyStart.setDate(dueDate.getDate() - daysBefore);

    // 通知するか判定
    var shouldNotify = today >= notifyStart && today <= dueDate;

    if (shouldNotify) {
      var subject = "【リマインダー】" + item + " の期限が近づいています";
      var message =
        "担当者: " + (person || "（未指定）") + "\n" +
        "項目: " + item + "\n" +
        "期限: " + Utilities.formatDate(dueDate, Session.getScriptTimeZone(), "yyyy/MM/dd") + "\n\n" +
        (note ? "備考: " + note + "\n\n" : "") +
        "お早めの対応をお願いします。";

      var email = "your-email@example.com";//通知したいメールアドレスに書き換え
      MailApp.sendEmail(email, subject, message);

      // D列: 通知ステータス
      sheet.getRange(i + 1, 4).setValue("通知済み");

      // E列: 通知日
      sheet.getRange(i + 1, 5).setValue(today);
    } else {
      sheet.getRange(i + 1, 4).setValue("未通知");
      sheet.getRange(i + 1, 5).setValue("");
    }
  }
}