はじめに
調剤薬局における書類作成は時間と労力を必要とする作業です。
特に、麻薬譲渡書類のような重要な書類は正確かつ迅速に作成する必要があります。
この記事では、googleフォームを使って入力された情報を自動的にテンプレートに転記し、さらにPDF化までを自動化する方法を紹介します。
これにより、書類作成の効率が劇的に向上し、業務のDX化が実現できます。
麻薬譲渡書類とは
麻薬譲渡書類は、薬局で麻薬を他の薬局や医療機関に譲渡する際に必要な重要な書類です。
麻薬は厳重に管理されており、その取扱いには法律上の厳しい規制があります。
麻薬譲渡書類は一定期間保存が義務付けられており、個別指導や麻薬取締法に基づく監査の際に必要になることがあります。
適切な管理と正確な記録は、法的なリスクを避けるためにも非常に重要です。
具体的な方法
googleフォームの作成
まず、麻薬譲渡書類の必要情報を入力するためのgoogleフォームを作成します。
フォームには麻薬譲渡書類に必須とされる事項を含めます。
- 作成する書類の種類
- 作成日
- 譲渡薬局の名前
- 譲受薬局の名前
- 麻薬の種類
- 数量
- その他必要な情報
フォームを完成させたら、回答が自動的にグーグルスプレッドシートに記録されるように設定します。
転記先のスプレッドシートの設定
次に、麻薬譲渡書類のテンプレートをグーグルスプレッドシートで設定します。
テンプレートは厚生局で掲示されているデータを使用します。
このデータに、googleフォームから転記された情報が適切に配置されるように設定します。
- 書類タイトル
- 譲渡日
- 譲渡者情報
- 受領者情報
- 麻薬の詳細
- 数量
- その他の必要事項
自動転記の仕組み
グーグルフォームの回答がスプレッドシートに記録されたら、その情報をテンプレートに自動的に転記するスクリプトを設定します。
このスクリプトは、Google Apps Scriptを使用して作成します。
スクリプトは以下の手順で動作します:
- フォームの回答が記録されたスプレッドシートを読み取る
- テンプレートシートに必要な情報を転記する
- テンプレートシートをPDF化して特定のフォルダに保存する
まとめ
googleフォームとGoogle Apps Scriptを組み合わせることで、麻薬譲渡書類の作成を自動化することができます。
これにより、書類作成の効率が向上し、業務のDX化が実現します。
手動での書類作成に比べて大幅な時間短縮が期待でき、正確性も向上します。
また、作業が簡単のためgoole フォームに入力するだけで全員が書類を作成することができます。
この方法を導入することで、調剤薬局の業務効率化を図りましょう。